取引きをしている相手によっては、どうしても我慢ができず不満が爆発する事もあると思います。
そういう時は、カルシウムや亜鉛を摂取してイライラを抑えましょう・・・と言う冗談はさておき、まずは感情的にならない事です。
あまりに感情的になると、メールの文面もトゲトゲしい文章になり、評価欄にそういった文章を書いてしまうと、見る人によっては只のクレーマーと思われてしまいます。まずは冷静に。
メールや電話などの手段もありますが、電話だと嫌がられる事が多いので、メールでこちらの旨を伝えましょう。メールのログも残るので、何か合った場合の証拠にもなります。
落札者は何がどうなって、この部分が納得がいかないと、相手に分かりやすく伝える事が大切です。クレームを受けた出品者も逃げたり、責任を押し付けたりしないで、まずは最後まで聞いてみましょう。平然としすぎていると普段からトラブルが多いんじゃないかと勘違いされてしまいます。相手の立場になって考えてみて、誤解があるのならそれを解いて行けば良いのです。
個人売買を続けていく限りは、１００％クレームを避けて通る事は無理な話です。一般的にクレームが出る要因として、商品説明と食い違いがある、使用方法が難しい、付属品が足りない、故障・消耗している、対応が悪いなどが上げられます。
お詫びはもちろんの事ですが、フォローの面では謝罪、値引き、説得などが上げられます。落ち度がこちらにあるようであれば、誠意を込めて対応をしなければなりません。もし事業として今度も続けていくのであれば、クレーム処理は重要な課題になるでしょう。対処の仕方一つで、今後の信頼関係が結べるかどうかになります。対等の立場で対応する場合はどう言った形になれば、ご満足されるのでしょうか？などと聞いてみるのが良いかもしれません。
良くクレームはチャンスだと言いますがその通りだと思います。自分が気付かなかった点を気付かしせてくれるのですから。
最後にジャンク品なのに動かないとクレームを付けると確実にクレーマーだと思われます。何故だかわかりますよね？
クレーム対応の３ヶ条
クレームを受けたらできるだけ迅速、丁寧にメールでお詫びをする
言い訳をせずに、できるだけ寛大な気持ちでクレームを受け止める
解決策を提示してちゃんとフォローをする
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